Organistenapp
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Datenschutzerklärung

Stand: 7. November 2026 · Version 1.0

1. Verantwortliche Stelle

Organistenapp
Kontakt:

Diese Anwendung wird betrieben für die Planung der Gottesdienste und Organisten-Dienste in der Pfarrei, Kirchgemeinde oder Gemeinde — einschließlich Liedplänen, der Bestätigung von Einsätzen und der Abrechnung von Honoraren, soweit die Pfarrei diese Funktionen nutzt. Sie unterliegt der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); Anbieter und Server-Standort sind Deutschland. Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz kommt ergänzend das schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG) zur Anwendung.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Bei Registrierung / Login:
  • Name, E-Mail-Adresse
  • Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert)
  • Bei Anmeldung über Single-Sign-On: Profilbild und Anbieter-ID (Google, Microsoft, …)
  • Login-Zeitpunkt
Im Profil (freiwillig):
  • Telefonnummer
  • Verfügbarkeitsangaben (Sperrdaten)
Mitgliedschaft und Rollen:
  • Ihre Rollen in der Pfarrei (z. B. Organist/in, Zelebrant/in, Sakristan/in bzw. Mesner/in oder Sigrist/in, Verwaltung, Buchhaltung, Administration) und die dafür eingestellten Rechte
  • Einladung: wer eingeladen hat und wann Sie zugestimmt haben
  • Für Zelebrantinnen und Zelebranten: Eintrag in der Zelebranten-Liste der Pfarrei, auf Wunsch verknüpft mit einem eigenen Konto (ein Konto ist nicht erforderlich)
Bei Terminen und Einsätzen:
  • Welche Person wann welchen Dienst übernommen hat
  • Wer einen Gottesdienst zelebriert
  • Liedplan eines Gottesdienstes (Bezeichnung, Gesangbuch bzw. Quelle, Nummer, Titel, Strophen, Notiz) sowie wer ihn zuletzt geändert hat und wann — keine Liedtexte
Einsatzbestätigung (falls die Pfarrei sie nutzt):
  • Entscheidung „gespielt“ bzw. „nicht gespielt“, Zeitpunkt, wer bestätigt hat und gegebenenfalls in wessen Namen (Zelebrant/in des Gottesdienstes), freiwillige Notiz
  • Korrekturen durch die Administration: wer, wann und mit welcher Begründung
Vergütung und Abrechnung (falls die Pfarrei sie nutzt):
  • Vergütungsmodell (Festgehalt, Pauschale pro Einsatz oder Stundenlohn), Honorar- bzw. Stundensatz, Abstufung bei mehreren Einsätzen am selben Tag und Spesen
  • Berechnete Beträge je Einsatz (mit Berechnungsweg)
  • Kontingent: Anzahl bzw. Summe der Einsätze im Abrechnungszeitraum, je nach Einstellung für die ganze Pfarrei oder pro Person
  • Auszahlungen: Belegnummer, Name, Zeitraum, enthaltene Einsätze (Datum, Dauer, Terminart, Kirche, Betrag), Status (freigegeben, bezahlt mit Zahlungsnotiz, storniert) und ein Protokoll aller Schritte — wer, wann, Werte vorher/nachher und bei Anpassung oder Storno die Begründung. Belege als PDF oder CSV werden beim Abruf erzeugt und nicht als Datei gespeichert.
Benachrichtigungen:
  • Erinnerungen und Hinweise per E-Mail sowie — falls Sie es aktivieren — per Push; dazu ein Versandprotokoll (Art, Zeitpunkt, Inhalt der Nachricht, Zustellstatus)
  • Hinweise auf Liedplan-Änderungen kurz vor dem Gottesdienst an die eingeteilte Person und an die Sakristane der Kirche (ohne Namen der Personen, die geändert haben)
  • Monatliche Sammel-Mail an die von der Pfarrei festgelegten Unterzeichnenden mit den Einsätzen, die auf ihre Bestätigung warten; zusätzlich wird je Monat festgehalten, wer die Mail mit wie vielen offenen Einsätzen erhalten hat
  • Hinweis bei „nicht gespielt“ an die von der Pfarrei festgelegten Empfänger (betroffene Person, Administration, Buchhaltung)
Technisch:
  • IP-Adresse beim Zugriff (Server-Logs, max. 30 Tage)
  • Session-Cookie (technisch notwendig)
  • Protokoll (Audit-Log) sicherheits- und abrechnungsrelevanter Aktionen mit Person, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser-Kennung
Aushilfen aus dem Vertretungs-Pool haben kein Konto; von ihnen verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Einsätze und — falls die Pfarrei sie nutzt — die Vergütungs- und Auszahlungsdaten wie oben.

3. Rechtsgrundlage und Zweck

Die Verarbeitung dient der Planung der Gottesdienste und Dienste, der Bestätigung geleisteter Einsätze sowie der Berechnung und Auszahlung von Honoraren in dieser Pfarrei, Kirchgemeinde oder Gemeinde. Sie erfolgt zur Erfüllung der Aufgabe bzw. des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und aufgrund des berechtigten Interesses an einer geordneten Organisation und nachvollziehbaren Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit die Pfarrei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Abrechnungsunterlagen unterliegt, ist zudem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Grundlage. Die Telefonnummer erheben wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können diese jederzeit widerrufen.

4. Wer sieht was?

Innerhalb der Pfarrei sehen Personen nur, was ihre Rolle erfordert. Die Voreinstellungen sind:
  • Administration: alle Daten der Pfarrei; legt Rollen und Rechte fest und kann Einsatzbestätigungen korrigieren.
  • Verwaltung (Sekretariat): Kalender mit Besetzung, Termine, Einladungen, Vertretungs-Pool und Liedpläne — keine Honorare und Auszahlungen.
  • Buchhaltung: Kalender mit Besetzung, Honorare, Auszahlungen, offene Einsatzbestätigungen und die Rechnungen des Abonnements — keine Liedpläne.
  • Zelebrant/in: Kalender mit Besetzung und Liedpläne; bestätigt die Einsätze der eigenen Gottesdienste — keine Beträge.
  • Sakristan/in (Mesner/in, Sigrist/in): Kalender mit Besetzung und Liedpläne, nur lesend.
  • Organist/in: Kalender und Liedpläne; die eigenen Beträge und Auszahlungen nur, wenn die Pfarrei dies freigibt.
Die Administration der Pfarrei kann diese Rechte je Rolle anpassen und auf einzelne Kirchen beschränken. Wer im Namen einer Zelebrantin oder eines Zelebranten bestätigt, wird dabei festgehalten.

5. Externe Dienste (Auftragsbearbeiter)

Für den Betrieb nutzen wir folgende externe Dienste:
  • Google / Microsoft – nur falls Sie sich darüber anmelden (Single-Sign-On).
  • Resend (E-Mail-Versand) – für System-E-Mails (Konto-Einrichtung, Passwort-Zurücksetzen), Erinnerungen und Benachrichtigungen.
  • Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) – für Bezahlung und Rechnungsstellung der Abonnements (betrifft Verwaltungs-Verantwortliche; verarbeitet Name, E-Mail und Rechnungsadresse).
  • Browser-Push-Dienste (Google, Mozilla, Apple) – nur falls Sie Push-Erinnerungen aktivieren; zugestellt wird über den Push-Dienst Ihres Browsers.
Liedplan-Hinweise, Sammel-Mails und Push-Nachrichten laufen über dieselben Wege; für Einsatzbestätigungen, Abrechnung, Auszahlungen und Liedpläne kommen keine weiteren externen Dienste hinzu. Mit allen Anbietern bestehen entsprechende Datenverarbeitungsvereinbarungen.

6. Speicherdauer

  • Account-Daten: solange der Account aktiv ist
  • Nicht bestätigte Selbst-Registrierungen: nach 7 Tagen automatisch gelöscht
  • Server-Logs (IP): 30 Tage, danach automatisch gelöscht
  • Termine, Einsätze, Einsatzbestätigungen, Liedpläne und Vergütungsdaten: solange die Pfarrei die Anwendung nutzt. Eine automatische Löschung nach einer festen Frist findet nicht statt; die Pfarrei kann Termine löschen. Bestätigte und bereits abgerechnete Einsätze sind gegen Löschen und wesentliche Änderungen gesperrt, damit der Nachweis erhalten bleibt.
  • Auszahlungen samt Protokoll: werden nicht automatisch gelöscht und bleiben auch nach Löschung eines Kontos oder dem Austritt aus der Pfarrei als Abrechnungsbeleg erhalten (mit dem Namen im Beleg, ohne Verknüpfung zum gelöschten Konto); gelöscht werden sie mit den Daten der Pfarrei
  • Vorgemerkte Liedplan-Hinweise: nur bis zum Versand (in der Regel weniger als eine Stunde)
  • Nachweis, wer die monatliche Sammel-Mail erhalten hat: 400 Tage
  • Versandprotokoll der Benachrichtigungen: 12 Monate, danach automatisch gelöscht; vorher schon mit Ihrem Konto bzw. mit den Daten der Pfarrei. Einträge an Aushilfen aus dem Vertretungs-Pool ohne Konto werden gelöscht, wenn die Pfarrei die Aushilfe aus dem Pool löscht, spätestens nach 12 Monaten
  • Audit-Log: 1 Jahr
Wie lange die Pfarrei Abrechnungsunterlagen aufbewahren muss, richtet sich nach dem für sie geltenden Recht und liegt in ihrer Verantwortung; Auszahlungsbelege lassen sich dafür als PDF oder CSV exportieren. Bei Löschung Ihres Accounts werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen entfernt, mit Ausnahme der oben genannten Auszahlungsbelege und Protokolle; statistische Daten werden anonymisiert weitergeführt.

7. Ihre Rechte

Nach Art. 15 ff. DSGVO (für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz ergänzend Art. 25 ff. revDSG) haben Sie folgende Rechte:
  • Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Löschung Ihrer Daten (mit den oben genannten Einschränkungen, insbesondere für Auszahlungsbelege)
  • Datenherausgabe in einem gängigen Format (JSON-Export, inklusive Ihrer Einsatzbestätigungen und eigenen Auszahlungen)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
Sie können diese Rechte direkt in der App unter Profil → Datenschutzausüben oder per E-Mail an .

8. Sicherheit

Alle Übertragungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2/1.3). Passwörter speichern wir ausschließlich als kryptografische Hashes nach aktuellem Stand der Technik, niemals im Klartext; alternativ ist die Anmeldung per Single-Sign-On (Google/Microsoft) möglich. Der Server wird vom Anbieter selbst betrieben und steht in Deutschland (siehe auch die Hosting-Angaben im Auftragsverarbeitungsvertrag).

9. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Schutz). Es findet kein Tracking, keine Analyse durch Dritte und keine Werbung statt.

10. Aufsichtsbehörde

Bei Beanstandungen können Sie sich an folgende Stellen wenden:
  • Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), www.edoeb.admin.ch
  • EU/Deutschland: Die für Sie zuständige Landesdatenschutzbehörde

11. Änderungen dieser Erklärung

Bei wesentlichen Änderungen werden Sie in der App und per E-Mail benachrichtigt und um eine neue Einwilligung gebeten.