Verantwortlicher: Die Pfarrei, Kirchgemeinde oder ökumenische Gemeinde, die den Dienst nutzt (im Folgenden „Kunde“).
Auftragsverarbeiter: Kilian Brunner, Einzelunternehmer (im Folgenden „Anbieter“), ….
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes „Organistenapp“ — namentlich der Planung von Gottesdiensten und Organisten-Diensten, des Termin- und Vertretungs-Managements, der Rollen- und Rechteverwaltung, der Liedpläne, der Bestätigung geleisteter Einsätze, der Honorar-Berechnung und -Verwaltung einschließlich Kontingenten und Auszahlungen sowie der Benachrichtigungen per E-Mail und Push.
Kategorien betroffener Personen: Mitglieder der Pfarrei oder Kirchgemeinde in ihren Rollen — Administration, Verwaltung (Sekretariat), Buchhaltung, Zelebrantinnen und Zelebranten bzw. Liturgen und Pfarrpersonen (auch ohne eigenes Konto als Eintrag der Zelebranten-Liste), Sakristane bzw. Mesner und Sigriste, Organistinnen und Organisten — sowie Aushilfen aus dem Vertretungs-Pool ohne eigenes Konto.
Datenarten:
Der Anbieter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Als Weisung gelten auch die Einstellungen, die der Kunde in der App vornimmt — etwa Rollen und Rechte, Einsatzbestätigung samt Stichtag und Empfängern der Sammel-Mail, Benachrichtigungen bei „nicht gespielt“ und bei Liedplan-Änderungen, Vergütungsmodelle und die Sichtbarkeit eigener Honorare für Organisten. Eine Verwendung für eigene Zwecke (Marketing, Analyse) findet nicht statt. Mitarbeiter des Anbieters sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Der Anbieter setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um (Art. 32 DSGVO):
Der Anbieter beauftragt folgende Subunternehmer mit Aufgaben, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten:
Für Einsatzbestätigungen, Vergütung, Auszahlungen und Liedpläne werden keine weiteren Subunternehmer eingesetzt; die zugehörigen E-Mails laufen über den oben genannten E-Mail-Versand, Push-Nachrichten über den Push-Dienst des jeweiligen Browsers.
Der Kunde stimmt der Beauftragung dieser Subunternehmer zu. Der Anbieter informiert den Kunden über Änderungen mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an die hinterlegte Kontakt-Adresse.
Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Erfüllung von Anfragen Betroffener (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit). User-Daten lassen sich direkt in der App unter „Profil → Datenschutz“ herunterladen oder löschen. Auszahlungen bleiben nach der Löschung eines Kontos als Abrechnungsbeleg des Kunden erhalten (Name als Teil des Belegs, ohne Verknüpfung zum gelöschten Konto).
Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unter Angabe aller bekannten Details.
Bei Vertragsende werden personenbezogene Daten innerhalb von 90 Tagen gelöscht, ausgenommen Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist, sowie Protokolle mit eigener Frist (Audit-Log 1 Jahr, Stripe-Rechnungen 10 Jahre nach §147 AO).
Während der Vertragslaufzeit gelten folgende Fristen: Audit-Log 1 Jahr; Nachweis über den Versand der monatlichen Sammel-Mail 400 Tage; Versandprotokoll der Benachrichtigungen 12 Monate (Einträge an Aushilfen aus dem Vertretungs-Pool zudem beim Löschen der Aushilfe, Einträge zu einem Konto mit dem Konto); vorgemerkte Liedplan-Hinweise nur bis zum Versand; nicht bestätigte Selbst-Registrierungen 7 Tage. Termine, Einsätze, Einsatzbestätigungen, Liedpläne, Vergütungsdaten sowie Auszahlungen samt Protokoll werden nicht automatisch nach einer Frist gelöscht; sie bleiben bestehen, bis der Kunde sie löscht bzw. bis zur Löschung der Pfarrei. Bestätigte und abgerechnete Einsätze sind gegen Löschen gesperrt. Von Auszahlungen lassen sich nur Entwürfe verwerfen; bezahlte Auszahlungen können nur mit Begründung storniert werden und bleiben mit ihrem Protokoll erhalten.
Für die Einhaltung eigener Aufbewahrungspflichten (z. B. für Abrechnungsunterlagen) ist der Kunde verantwortlich. Mit der Löschung der Pfarrei werden auch Auszahlungen und ihr Protokoll sowie das Versandprotokoll der Benachrichtigungen gelöscht; der Kunde sollte sie vorher exportieren (PDF bzw. CSV je Auszahlung oder als Sammel-Export). Vor Löschung kann der Kunde zudem einen Datenexport im JSON-Format anfordern.
Der Kunde hat das Recht, die Einhaltung dieses AVV zu überprüfen. Der Anbieter stellt auf Anfrage Nachweise zur Verfügung (technische/organisatorische Maßnahmen, Subunternehmer-Liste). Eine Vor-Ort-Kontrolle ist nach 14 Tagen Vorlauf möglich.
Dieser AVV tritt mit Akzeptanz im Onboarding-Prozess in Kraft und läuft solange, wie der Hauptvertrag (Nutzung der Organistenapp) besteht. Bei Vertragsende endet auch dieser AVV.